บทที่2 ข้อมูลสารสนเทศและความรู้

ข้อมูลสารสนเทศและความรู้

2.1 ข้อมูล สารสนเทศและความรู้

ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน ทำให้ในแต่ละวันมีการผลิตข้อมูลขึ้นมาจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนจะถูกนำมาประมวลผลเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในด้านต่างๆ ตัวอย่างเช่นข้อมูลจากเว็บไซต์ที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในแต่ละวัน ซึ่งสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้ได้เพียงค้นหาข้อความ รูปภาพ หรือวีดิทัศน์ ที่ตรงกับความสนใจเท่านั้น แต่ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาประมวลผลและแสดงความรู้ที่แฝงอยู่ได้อย่างมีประสิทธิผล
ข้อมูล (data) คือ สิ่งที่ใช้อธิบายคุณลักษณะของวัตถุ เหตุการณ์ กิจกรรม โดยบันทึกจาการสังเกต การทดลองหรือการสำรวจด้วยการแทนรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เช่น บันทึกไว้เป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และสัญลักษณ์ ตัวอย่างของข้อมูลต่างๆ ที่นักเรียนสามารถพบเห็นได้เป็นประจำ เช่น เกรดที่รักเรียนได้รับในแต่ละวิชา ราคาของสินค้าชนิดต่างๆ ในห้างสรรพสินค้า รูปภาพและข้อความต่างๆ ที่ปรากฏในเว็บไซต์

สารสนเทศ (information) คือ ผลลัพธ์ที่ได้จากการนำข้อมูลมาประมวลผล เพื่อให้ได้สิ่งที่เป็นประโยชน์ในการนำไปใช้งานมากขึ้น เช่น ส่วนสูงนักเรียนหญิงนักเรียนชายแต่ละคนในชั้นเรียนเป็นข้อมูล จะสามารถสร้างสารสนเทศจากข้อมูลเหล่านี้ได้หลายแบบ เพื่อนำไปใช้ในจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น การนำข้อมูลเหล่านี้เรียงตามลำดับจากมากไปน้อย หรือการหาค่าเฉลี่ยของส่วนสูงของนักเรียน

ความรู้ (knowledge) เป็นคำที่มีความหมายกว้าง และใช้กันโดยทั่วไป ในด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์หรือวิศวกรรมคอมพิวเตอร์กล่าวถึงความรู้ไว้ในหลายแง่มุม แต่ความหมายในแง่มุมหนึ่งที่สอดคล้องกับข้อมูลและสารสนเทศ ความรู้ คือ สิ่งที่ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในปัญหาที่ต้องการนำข้อมูลและสารสนเทศเหล่านี้ไปแก้ไข นอกจากนี้ยังมีนิยามของความรู้อีกด้านหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของข้อมูลและสารสนเทศคือ ความรู้ที่แฝงอยู่ในข้อมูล เป็นสิ่งที่สามารถสกัดจากสารสนเทศที่มีรูปแบบน่าสนใจ เป็นจริงสำหรับข้อมูลใหม่หรือข้อมูลที่ไม่เคยเห็นมาก่อน เป็นรูปแบบใหม่ที่มนุษย์ไม่เคยเห็นกันมาก่อน ซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายจากการวิเคราะห์สารสนเทศจะได้เป็นความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ได้

2.2 การจัดการความรู้

          การจัดการความรู้ (knowledge management) ในการบริหารองค์กร สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นแต่ไม่สามารถประเมินคุณค่าเป็นตัวเงินได้ คือ ความรู้ที่ได้จากการปฏิบัติงาน เนื่องจากในการทำงาน การแก้ปัญหา การแสวงหาความรู้ การนำความรู้มาปรับใช้ โดยพนักงานในระดับต่างๆ เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาในการทำงาน พนักงานที่ปฏิบัติงานหนึ่งคนจะต้องใช้ความรู้และทักษะเฉพาะอย่าง เพื่อทำงานให้ลุล่วงไปได้ ซึ่งการจำทำให้พนักงานหนึ่งคนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่นนั้น จะต้องใช้การอบรมเพื่อสร้างความรู้รวมถึงทักษะให้กับพนักงานเหล่านี้ ซึ่งความรู้ที่ถ่ายทอดให้แก่พนักงานนี้ จัดว่าเป็นทุนทางปัญญา (intellectual capital) ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณค่าอย่างสูงกับองค์กร เพราะความรู้บางอย่างต้องใช้งบประมาณและเวลาในการสร้างขึ้น ทำอย่างไรจึงจะมามารถจัดการความรู้ในองค์กรเหล่านี้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

          ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการความรู้ สามารถช่วยองค์กรในการจัดการความรู้เหล่านี้ได้โดยระบบนี้จะทำงานแตกต่างกัน ไปตามจุดมุ่งหมายขององค์กร ซึ่งผู้ใช้ในองค์กรที่อาจประกอบด้วยพนักงานทั่วไป ผู้บริหาร หรือบุคคลภายนอก จะเป็นผู้สร้างสารสนเทศเพื่อเก็บไว้ในระบบนี้ โดยระบบจะต้องสามารถจัดหมวดหมู่ ค้นหา รวมถึงกระจายสารสนเทศเหล่านี้ให้กับผู้ใช้คนอื่นเพื่อให้ผู้ใช้แต่ละคน สามารถนำสารสนเทศไปใช้ได้ตามสิทธิ์ของตนเอง

          นอกจากนี้ยังมีศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ที่น่าสนใจอีกด้านหนึ่ง คือ ความฉลาดร่วม (collective intelligence) ซึ่งเป็นการสร้างความฉลาดหรือสร้างความรู้ร่วมกันระหว่างผู้ใช้ ตัวอย่างของการสร้างความรู้ในลักษณะนี้เช่น วิกิพีเดีย (Wikipedia) ซึ่งผู้ใช้แต่ละคนสามารถเพิ่มเติม แก้ไข ข้อมูลร่วมกันได้ โดยผู้ใช้คนอื่นๆ ที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูล ก็สามารถเข้าถึงและใช้ข้อมูลหรือความรู้เหล่านั้นได้ เป็นต้น

2.3 ลักษณะของข้อมูลที่ดี

          ลักษณะของข้อมูลที่ดี มีคำกล่าวเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลไว้อย่างน่าฟังว่า ถ้าข้อมูลเข้าเป็นขยะ สิ่งที่ออกมาก็จะเป็นขยะด้วย (Garbage In , Garbage Out) ซึ่งหมายความว่า ถ้าข้อมูลที่นำไปประมวลผลเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพ ผลลัพธ์ที่ออกมาก็ย่อมด้อยคุณภาพไปด้วย ดังนั้นเราควรจะตระหนักถึงความสำคัญของการเก็บข้อมูล รวมถึง

2.3.1 ความถูกต้องของข้อมูล เป็นลักษณะสำคัญยิ่งของข้อมูล ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องแล้ว เราจะไม่สามารถได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องได้เลย ซึ่งประเด็นนี้เป็นเรื่องสำคัญที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลที่มี ขนาดใหญ่ และไม่มีการตรวจสอบ เช่น ข้อมูลในโลกอินเทอร์เน็ต ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบก่อนนำมาใช้เสมอ นอกจากนี้ข้อมูลบางประเภท เช่น ข้อมูลเสียงที่เก็บจากไมโครโฟน อาจมีปัญหาเกี่ยวกับสัญญาณเสียงรบกวนเกิดขึ้นดังนั้นข้อมูลประเภทนี้ จึงต้องได้รับการปรับปรุงคุณภาพหรือเรียกว่า กระบวนการลดสัญญาณรบกวน จึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ สำหรับข้อมูลที่ได้รับการบันทึกด้วยมนุษย์โดยมากมักต้องผ่านการตรวจสอบก่อน เสมอ ซึ่งอาจตรวจสอบโดยมนุษย์ หรือตรวจสอบโดยระบบ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่มีความสำคัญอาจต้องป้อนสองครั้ง เพื่อป้องกันความผิดพลาดซึ่งนักเรียนสามารถเห็นตัวอย่างของข้อมูลเหล่านี้ ได้จากการป้อนรหัสผ่านเวลาลงทะเบียนตามเว็บไซต์ต่างๆ ที่นักเรียนต้องป้อนรหัสหรืออีเมลสองครั้งเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด นอกจากนี้ข้อมูลที่เป็นรหัสตัวเลขสำคัญ มักจะมีตัวเลขซึ่งเป็นหลักตรวจสอบแฝงไว้เสมอ เช่น ข้อมูลหมายเลขบัตรเครดิต 16 หลัก เมื่อนำมาผ่านกระบวนการประมวลผล จะสามารถตรวจสอบได้ว่า หมายเลขบัตรเครดิตนั้นถูกต้องหรือไม่ เป็นต้น

2.3.2 ความสมบูรณ์ครบถ้วนในการนำไปใช้งาน ข้อมูลบางประเภทหากไม่ครบถ้วน จัดเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพได้เช่นกัน เช่น ข้อมูลประวัติคนไข้ หากไม่มีหมูเลือดของคนไข้ จะไม่สามารถใช้ได้ในกรณีที่ผู้ร้องขอข้อมูลต้องการข้อมูลหมู่เลือดของคนไข้ หรือข้อมูลที่อยู่ของลูกค้า ที่กรอกผ่านแบบฟอร์ม ถ้ามีชื่อและนามสกุลโดยไม่มีข้อมูลบ้านเลขที่ ถนน แขวง/ตำบล เขต/หรือจังหวัด ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่สามารถนำมาใช้ได้เช่นกัน

2.3.3 ความถูกต้องตามเวลา ในบางกรณีข้อมูลผูกอยู่กับเงื่อนไขของเวลา ซึ่งถ้าผิดจากเงื่อนไขของเวลาไปแล้ว ข้อมูลนั้นอาจลดคุณภาพลงไป หรือแม้กระทั่งไม่สามารถใช้ได้ เช่น ข้อมูลการให้ยาของคนไข้ในโรงพยาบาลในทางการแพทย์แล้ว ข้อมูลนี้จะต้องถูกใส่เข้าไปในฐานข้อมูลที่คนไข้ได้รับยาเพื่อให้แพทย์คนอื่นๆ ได้ทราบว่า คนไข้ได้รับยาชนิดนี้เข้าไปแล้ว แต่ข้อมูลเรื่องการให้ยาของคนไข้นี้ อาจไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับทันที สำหรับแผนกการเงิน เพราะแผนกการเงินจะคิดเงินก็ต่อเมื่อญาติคนไข้มาตรวจสอบ หรือคนไข้กำลังออกจากโรงพยาบาล

2.3.4 ความสอดคล้องกันของข้อมูล ในกรณีที่ข้อมูลมาจากหลายแหล่ง จะเกิดปัญหาในเรื่องของความสอดคล้องกันของข้อมูล เช่น ในบริษัทแห่งหนึ่งซึ่งเก็บข้อมูลที่อยู่ลูกค้า หากต้องการนำข้อมูลไปควบรวมกับบริษัทอีกแห่งหนึ่งซึ่งมีข้อมูลของลูกค้าอยู่ เช่นกัน แต่ข้อมูลในการจัดส่งเอกสารของบริษัทแห่งแรก เป็นที่อยู่ที่พักอาศัยของลูกค้า ในขณะที่ข้อมูลในบริษัทที่สองเป็นที่อยู่ของสถานที่ทำงานลูกค้า ข้อมูลจากทั้งสองบริษัทนี้เป็นข้อมูลที่ถูกต้อง

2.4 การจัดเก็บข้อมูล

          การจัดเก็บข้อมูลเมื่อเห็นความสำคัญของข้อมูลแล้ว ทำอย่างไรจึงจะเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นให้คงอยู่ รวมถึงทำให้สามารถประมวลผลข้อมูลนั้นได้อย่างรวดเร็วโดยมากและจะรวมอยู่ใน ระบบฐานข้อมูล ซึ่งนำมาใช้ในการจัดเก็บการเข้าถึงและการประมวลผล ข้อดีในการนำฐานข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในองค์กรหรือหน่วยงาน 

การจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถลดภาระการเก็บเอกสารที่เป้นกระดาษได้ รวมถึงการทำซ้ำเพื่อสำรองข้อมูล สามารถทำได้สะดวกและรวดเร็ว
การตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างรวดเร็ว เช่น ข้อมูลประวัติการบำรุงรักษารถยนต์และข้อมูลประวัติคนไข้ ผู้ใช้ที่ต้องการนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งาน สามารถเข้าถึงระบบฐานข้อมูลและนำข้อมูลที่ต้องการไปใช้ได้

การจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลให้แก่ผู้ใช้ในแต่ละระดับขององค์กร เช่น ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลของทุกหน่วยงานได้ แต่ผู้ใช้ทั่วไปในแผนกการเงิน ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลประวิติของฝ่ายบุคคลได้ เป็นต้น
2.4.1 เขตข้อมูล (field) เมื่อนำข้อมูลระดับบิตมาเรียงต่อกันเพื่อแทนข้อมูลใดๆ ที่ต้องการเก็บในฐานข้อมูล เราจะจัดข้อมูลที่เป็นบิตนี้มารวมกันเพื่อแทนความหมายบางอย่าง หน่วยย่อยที่สุดที่มีความหมายในฐานข้อมูลนี้เรียกว่า เขตข้อมูล 
2.4.2 ระเบียน (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน โดยเขตข้อมูลแต่ละส่วนอาจจะเป็นข้อมูลต่างชนิดกัน ระเบียนแต่ละระเบียนจะประกอบด้วยโครงสร้างเขตข้อมูลที่เหมือนกัน
2.4.3 ตาราง (table) คือ กลุ่มของระเบียน ซึ่งเขตข้อมูลในแต่ละระเบียนจะเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ในตารางจะเก็บข้อมูลหลายๆระเบียน แต่ละระเบียนจะมีโครงสร้างเหมือนกันในตาราง นอกจากจะเก็บข้อมูลหลายระเบียนแล้ว ยังสามารถอ้างถึงระเบียนแต่ละระเบียนได้อีกด้วย
2.4.4 ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวมของตารางหลายๆ  ตารางเข้าไว้ด้วยกัน ตารางแต่ละตารางจะมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เก็บข้อมูลซึ่งเหมือน กันเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างกัน บางตารางอาจเป็นตารางที่เก็บข้อมูลไว้เฉพาะของตนเองโดยไม่เกี่ยวข้องกับ ตารางอื่น ในขณะที่บางตาราง อาจต้องเชื่อมโยงกับเขตข้อมูลของตารางอื่น

แบบฝึกหัด